Разъяснения для госсектора: как организовать ведение бухучета и хранение первичных учетных документов

16.06.2020

Минфин России в письме от 28.04.2020 № 02-07-05/34707 высказал свою позицию в отношении порядка применения отдельных норм законодательства о бухгалтерском (бюджетном) учете.

Так, согласно ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухучета. Согласно п. 29 ФСБУ «Концептуальные основы...» (приказ Минфина от 31.12.2016 №256н) факты хозяйственной жизни отражаются в регистрах бухучета в хронологической последовательности, с группировкой по счетам. Записи в регистры производятся по мере осуществления операций и принятия первичных учетных документов к учету, но не позднее следующего дня после составления таких документов.

Минфин обращает особое внимание на вопросы систематизации и хранения первичных учетных документов с применением п. 11 Инструкции, утв. приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н. Специалисты ведомства делают вывод, что поскольку ведение бухучета осуществляется с использованием метода двойной записи, первичный учетный документ, как правило, является основанием для отражения операций в разных регистрах учета. Поэтому первичный учетный документ подшивается отдельным томом, либо к одному из журналов операций.

Кроме того, Минфин разъясняет, что порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, правовыми актами не закреплен. Правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе графики документооборота, должны быть утверждены в учетной политике (п. 9 ФСБУ «Учетная политика…», утв. приказом Минфина от 30.12.2017 №274н).

При этом важно соблюдать сроки хранения первички – в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в РФ (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), но не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором документ составлен (п. 33 ФСБУ «Концептуальные основы»). При хранении регистров бухучета в электронной форме должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Сокращать указанные сроки хранения запрещено (п. 4.10 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

КСП Воронежа обращает внимание муниципальных организаций, что отсутствие регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов в течение сроков их хранения является административным правонарушением и влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 15 000 до 50 000 руб. (ч. 4, 7 ст. 15.15.6 КоАП РФ, п. 7 Примечания 4 к данной статье).