Завершена проверка МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж»
23.07.2020Контрольно-счетная палата завершила проверку финансово-хозяйственной деятельности МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» за 2019 год и текущий период 2020 года.
Муниципальный архив обеспечивает исполнение полномочий органов местного самоуправления в сфере архивного дела: комплектует, хранит, учитывает и использует документы органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, а также ликвидированных организаций, не имеющих вышестоящих организаций и правопреемников. Одно из основных направлений использования архивных документов – выдача архивных копий и справок, связанных с социальной защитой граждан, пенсионным обеспечением, получение льгот и компенсаций и др.
Проверка показала, что с возложенными функциями Учреждение справляется, муниципальное задание выполняется в полном объеме при соблюдении сроков обработки запросов и отсутствии жалоб заявителей. В деятельности Учреждения выявлены отдельные нарушения и недостатки «технического» характера, работа по их устранению начата еще в ходе проверки и продолжена в рамках исполнения представления Контрольно-счетной палаты.
Кроме того, проверкой выявлены проблемные вопросы в сфере архивного дела, принятие мер и решений по которым находится вне компетенции муниципального бюджетного учреждения.
Один из таких вопросов – организация управления архивным делом в городском округе. Согласно действующему законодательству формирование и содержание муниципального архива отнесено к вопросам местного значения городского округа, а управление архивным делом – к полномочиям органов местного самоуправления. Однако функции управления архивным делом в городском округе ни за одним структурным подразделением администрации не закреплены, что противоречит нормам Федеральных Законов «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», «Об архивном деле в РФ» и Уставу городского округа город Воронеж.
Таким образом, вопросы управления архивным делом, стратегии его развития, создания необходимых материально-технических условий для сохранности архивных фондов, обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов остались вне функционала подразделений городской администрации.
Как следствие – в течение длительного времени остаются нерешенными вопросы в сфере архивного дела, относящиеся к компетенции органов местного самоуправления. Так, на органы местного самоуправления возложена обязанность предоставлять создаваемым ими архивам помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Однако, как показала проверка, помещения муниципального архива не в полной мере отвечают требованиям, утвержденным приказом Федерального архивного агентства, так как внутри архивохранилищ проходят трубы водоснабжения и канализации. Кроме того, муниципальный архив нуждается в дополнительных площадях, так как имеющиеся практически заполнены. Остался нерешенным и вопрос перевода архивных документов в электронный вид, что целесообразно для обеспечения их сохранности. Актуальность данного вопроса обострилась в связи с распространением коронавирусной инфекции, необходимостью обеспечения работы в дистанционном формате. До настоящего времени не соблюдаются и нормы Гражданского кодекса РФ в части учета архивных документов, которые имеют особый статус, являются муниципальной собственности и подлежат отражению в казне.
По результатам проверки направлены представления заместителю главы администрации городского округа – руководителю аппарата, руководителю управления имущественных и земельных отношений, руководителю управления делами, учета и отчетности (главный распорядитель бюджетных средств), руководителю управления по работе с обращениями граждан и документооборота (куратор Учреждения) и директору МБУ «Муниципальный архив». Их исполнение будет находиться на контроле КСП до принятия мер исчерпывающего характера.