Контрольно-счетная палата
городского округа город Воронеж
КСП

КСП
  ОСНОВНОЕ МЕНЮ   МЕНЮ РАЗДЕЛА

Завершена проверка МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж»

Завершена проверка МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж»

23.07.2020

Контрольно-счетная палата завершила проверку финансово-хозяйственной деятельности МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» за 2019 год и текущий период 2020 года.

Муниципальный архив обеспечивает исполнение полномочий органов местного самоуправления в сфере архивного дела: комплектует, хранит, учитывает и использует документы органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, а также ликвидированных организаций, не имеющих вышестоящих организаций и правопреемников. Одно из основных направлений использования архивных документов – выдача архивных копий и справок, связанных с социальной защитой граждан, пенсионным обеспечением, получение льгот и компенсаций и др.

Проверка показала, что с возложенными функциями Учреждение справляется, муниципальное задание выполняется в полном объеме при соблюдении сроков обработки запросов и отсутствии жалоб заявителей. В деятельности Учреждения выявлены отдельные нарушения и недостатки «технического» характера, работа по их устранению начата еще в ходе проверки и  продолжена в рамках исполнения представления Контрольно-счетной палаты.

Кроме того, проверкой выявлены проблемные вопросы в сфере архивного дела, принятие мер и решений по которым находится вне компетенции муниципального бюджетного учреждения.

         Один из таких вопросов – организация управления архивным делом в городском округе. Согласно действующему законодательству формирование и содержание муниципального архива отнесено к вопросам местного значения городского округа, а управление архивным делом – к полномочиям органов местного самоуправления. Однако функции управления архивным делом в городском округе ни за одним структурным подразделением администрации не закреплены, что противоречит нормам Федеральных Законов  «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»,  «Об архивном деле в РФ» и Уставу городского округа город Воронеж.

Таким образом, вопросы управления архивным делом, стратегии его развития, создания необходимых материально-технических условий для сохранности архивных фондов, обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов остались вне функционала подразделений городской администрации.

Как следствие – в течение длительного времени остаются нерешенными вопросы в сфере архивного дела, относящиеся к компетенции органов местного самоуправления. Так, на органы местного самоуправления возложена обязанность предоставлять создаваемым ими архивам помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Однако, как показала проверка, помещения муниципального архива не в полной мере отвечают требованиям, утвержденным приказом Федерального архивного агентства, так как внутри архивохранилищ проходят трубы водоснабжения и канализации. Кроме того, муниципальный архив нуждается в дополнительных площадях, так как имеющиеся практически заполнены. Остался нерешенным и вопрос перевода архивных документов в электронный вид, что целесообразно для  обеспечения их сохранности. Актуальность данного вопроса обострилась в связи с распространением коронавирусной инфекции, необходимостью обеспечения работы в дистанционном формате. До настоящего времени не соблюдаются и нормы Гражданского кодекса РФ в части учета архивных документов, которые имеют особый статус, являются муниципальной собственности и подлежат отражению в казне.

По результатам проверки направлены представления заместителю главы администрации городского округа – руководителю аппарата, руководителю управления имущественных и земельных отношений, руководителю управления делами, учета и отчетности (главный распорядитель бюджетных средств), руководителю управления по работе с обращениями граждан и документооборота (куратор Учреждения) и директору МБУ «Муниципальный архив». Их исполнение будет находиться на контроле КСП до принятия мер исчерпывающего характера.